書類保管サービスって？
事務所の書類を保管期限までしっかりお預かりし、保管期間満了後に事務所に返却または廃棄処理を行うサービスです。
エッサムとオフィス文書保管の確かな運用実績を持つ（株）アズコムデータセキュリティが提携したサービスですので、ご安心のうえご利用ください！！
エッサムとオフィス文書保管の確かな運用実績を持つ（株）アズコムデータセキュリティが提携したサービスですので、ご安心のうえご利用ください！！
3分で理解できるサービスご紹介動画
書類は堅牢なセキュリティを備えた倉庫に保管。
書類の保管倉庫の出入口には監視カメラが完備。24時間体制で監視する万全のセキュリティシステムのもとでお客様の大切な保管物をお預かり致します。
また、秩父の堅い岩盤の上に建設しており、万一の大地震にも耐えられるよう配慮がなされています。
専用の「保管箱」に封入後、保管依頼を行うだけ！
当社指定の「保管箱」をお買い求めいただき、あとは「保管箱」に書類を梱包のうえ、こちらの保管依頼フォームから保管依頼を行うだけで、ご指定の日に「保管箱」を回収にうかがいます。
| 〜 ご注意事項 〜 |
| 当サービスは、必ず当社指定の「保管箱」をお買い求めのうえ、ご利用ください。当社の不要書類の回収処分サービス「事務所爽（す）っきりサービス」で使用する「美化ん箱」やお客様側での保存を目的として販売する「帳票保存箱」等の箱では、保管依頼を承ることができません。 逆に、「保管箱」では「爽（す）っきりサービス」をご利用できませんので、廃棄をされるのか保管をされるのか良くご判断のうえご利用ください。 |
「保管箱」の保管期限は１年！延長も可能です。
- 未開封で厳重保管。
- 「保管箱」の保管期限は、入庫月の翌月1日から起算して、
1年後となります。
【 例 】
1月15日に保管箱が倉庫に入庫した場合。
翌月2月1日から１年後となるので
保管期限は 翌年1月31日となります。 - 一時出庫も可能！
- 税務調査等のために書類の確認が必要になった場合は、ご事務所まで有償で一時出庫します。
- 最後は保管の延長・廃棄・返却の
いずれかを選択 - 保管期間期限が迫りましたら、お預かりしている「保管箱」に対してどのような対応をすべきか、メールにて確認を行いますので、ご返答願います。
延長 |
延長を選ぶと、保管期限が丸１年間延長となります。 【 例 】 |
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廃棄 |
保管期限満了後、当社が定める所定の処理工場にて「保管箱」を未開封のまま廃棄処分します。 廃棄料金が別途発生する事はございません。 |
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返却 |
保管期限満了後、お預かりした「保管箱」をご指定の場所までご返却します。 |
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一時出庫 ※臨時の処理 |
税務調査等のために書類の確認が必要になった場合は、一時的に事務所まで有償で返却（一時出庫）いたします。一時出庫先の地域により料金が異なります。詳しくは以下の料金表をご覧ください。 【 例 】
原則として、15時までに一時出庫依頼をいただきましたら、最短で翌々営業日のお届けとなります。
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「保管箱」は５箱組セットにて販売
ご利用の流れ
- 電子メールの準備
- 当サービスでは、「保管箱」の保管依頼時の受付完了のお知らせや、
書類の保管状況の確認の連絡等に電子メールを使用しますので
必ず、電子メールをご用意ください。 - 箱のご注文
-
ご注文はこちらの「書類保管サービスご利用規約」をご覧いただき、
必ずご同意のうえお申込みください。
当サービスのご利用をもって上記ご利用規約に同意いただけたものとみなします。 - 箱のお届け
- 11時までにご注文を頂いた場合、その翌々営業日のお届けを基本としております。
５箱１組でのお届けとなります。 - 書類の箱詰め
- 書類の綴じ具（ファイル・バインダー等）ごと、「保管箱」に箱詰めください。ホチキスや閉じ紐の取り外しも不要です。ただし、CD・DVD媒体、フロッピーディスク、その他記憶媒体、精密機器類の混入はご遠慮ください。
- 箱の保管依頼
- ご依頼はこちらのフォームから「保管」依頼をご選択ください。
「保管箱」の保管依頼は１箱から承ります。 また、１度に依頼できる「保管箱」の保管依頼数の上限は30箱です。
30箱を超える場合は複数回に分けて依頼を行ってください。 - 管理番号の確認
- 箱の保管業務を行う（株）アズコムデータセキュリティより、保管依頼の受付完了をお知らせする電子メールが届きます。
そのメールの中で、保管依頼された「保管箱」毎に管理番号をお伝えしますので、「保管箱」の回収までに「保管箱」の側面に管理番号を記入する欄があるので、管理番号をご記入ください。
管理番号の記述が無いと「保管箱」の回収・倉庫への入庫をお断りする場合がございます。
なお、送り状や荷札を準備頂く必要はございません。
（翌日が日曜・祝祭日の場合は翌営業日の集荷となります)
管理Noは保管箱の保管依頼を行われたのち、メールにてお知らせします。 メールに記載されている管理Noを、箱の回収までに必ず保管箱にご記入をお願いします。
- 箱の回収
- 15時までにご連絡を頂いた場合、その翌々日に事務所までお引き取りに伺います。
（夏季休暇【8月9日〜8月18日くらい】、年末年始【12月中旬〜1月初旬】の間は回収できない場合がございます。 詳しくはお問い合わせください。電話：03-3254-8762）
尚、送り状や荷札を準備頂く必要はございません。
（翌日が日曜・祝祭日の場合は翌営業日の集荷となります） - 箱の倉庫入庫
- 「保管箱」の保管期限は、入庫月の翌月１日から起算して、１年後となります。
【 例 】
4月5日に保管箱が倉庫に入庫した場合。
翌月5月1日から1年後となるので保管期限は 翌年4月30日となります。 -
箱の一時出庫
※臨時の処理 - 保管期限満了前に、税務調査等のために書類の確認が必要になった場合は、一時的に事務所まで有償で返却（一時出庫）いたします。 一時出庫の料金は地域により異なりますので、事前にこちらからご確認ください。ご依頼はこちらのフォームから「一時出庫」依頼をご選択ください。
【 例 】
10月31日が保管期限だが、保管中の書類確認が必要となり、
前月9月に2箱だけ保管箱を大阪の事務所に一時出庫し、後日10月末まで再保管した。
一時出庫料金 ： ￥4,300(大阪地域の単価) × 2箱 = ￥8,600 - 箱の保管延長確認
- 「保管箱」の保管期限1か月前までに、お預かりしている「保管箱」の保管を継続するか、返却ないし廃棄を行うかの確認を電子メールにておこないます。
延長を選ぶと、保管期限が丸1年間延長となります。
延長の回数に制限はございませんが、延長は1年単位での延長となります。
なお、1年間の保管期限の延長は、￥2,000 （/箱）にて承ります。
【 例 】
10月31日が保管期限の場合で、保管依頼した3箱のうち2箱を延長する。
延長料金 ： ￥2,000 × 2箱 = ￥4,000
延長保管期限 ： 翌年10月31日まで。 - 箱の返却・廃棄
- 「保管箱」の「返却」を選択された場合は、お預かりした「保管箱」をご指定の場所までご返却します。
「保管箱」の「廃棄」を選択された場合は、当社が定める所定の溶解処理工場にて、未開封のまま溶解処理のうえ、溶解証明書を発行いたします。
「返却」と「廃棄」のいずれを選択しても追加料金は発生しませんのでご安心ください。
よくあるご質問
- Q1：安全性は大丈夫なの？
- 書類の保管倉庫の出入口には監視カメラが完備。24時間体制で監視する万全のセキュリティシステムのもとでお客様の大切な保管物をお預かり致します。
また、秩父の堅い岩盤の上に建設しており、万一の大地震にも耐えられるよう配慮がなされています。 - Q2：サービスエリアは？
- 沖縄・離島はサービス対象地域外です。 ご了承下さいませ。
- Q3：サービスの利用には電子メールが必要なの？
- はい。当サービスでは、「保管箱」の保管依頼時の受付完了のお知らせや、書類の保管状況の確認の連絡等に電子メールを使用しますので、必ず電子メールをご用意ください。
- Q4：箱の購入代金（5箱19,800円）以外に発生する費用は？
- 以下のケースについては、別途料金を承ってご対応いたします。
■その1：「保管箱」の「一時出庫」を行う場合
保管期限満了前に、再保管依頼を前提とした返却を行われる場合は別途料金を頂戴いたします。料金は地域により異なりますので事前にこちらからご確認ください。
※保管期限満了前に追加料金なしでお手元に「保管箱」をお戻しする方法として「解約出庫」をご選択するという方法もございますが、「解約出庫」を選択されると、当該「保管箱」の再保管依頼が行えなくなりますのでご注意ください。
「一時出庫」「解約出庫」ともに、こちらのフォームからご依頼可能です。
■その2：「保管箱」の保管期限の延長を選択される場合
「保管箱」の保管期限は１年間ですが、保管期限1か月前までに、お預かりしている「保管箱」の保管を継続するか、返却ないし廃棄を行うかの確認を電子メールにておこないます。
延長を選ぶと、保管期限が丸1年間延長となります。延長の回数に制限はございませんが、延長は１年単位での延長となります。
なお、1年間の保管期限の延長は、￥2,000 （/箱）にて承ります。
■その３：その他対応について
お客様と別途ご相談の上、特別のご対応をとらせていただく場合がございます。
（例、大口の回収保管等） - Q5：どんな箱でも回収してくれるの？
- 必ず当社指定の「保管箱」をお買い求めのうえご利用ください。当社の不要書類の回収処分サービス「事務所爽（す）っきりサービス」で使用する「美化ん箱」やお客様側での保存を目的として販売する「帳票保存箱」等の箱では、保管依頼を承ることができません。 逆に、「保管箱」では「爽（す）っきりサービス」をご利用できませんので、廃棄をされるのか保管をされるのか良くご判断のうえご利用ください。
- Q6：金具の付いたファイルも入れていいの？
- 構いません。書類の綴じ具（ファイル・バインダー等）ごと、「保管箱」に箱詰めください。ホチキスや閉じ紐の取り外しも不要です。
ただし、CD・DVD媒体、フロッピーディスク、その他記憶媒体、精密機器類の混入はご遠慮ください。 - Q7：箱の大きさは？
- 横幅430×奥行335×高さ320mmです。
- Q8：1年とは言わず、複数年保管して欲しいのだけど
- 「保管箱」の保管期限は1年間ですが、保管期限1か月前までに、お預かりしている「保管箱」の保管を継続するか、返却ないし廃棄を行うかの確認を電子メールにておこないます。
延長を選ぶと、保管期限が丸1年間延長となります。延長の回数に制限はございませんが、延長は1年単位での延長となります。なお、1年間の保管期限の延長は、￥2,000 （/箱）にて承ります。 - Q9：注文はどうやるの？
- こちらのインターネットご注文画面からお求め頂けます。
- Q10：保管や出庫の依頼はどこに連絡するの？
- ご依頼はこちらのフォームからお願いします。
- Q11：保管箱の側面にある管理Ｎｏには何を記載すればよいの？
- 管理Noは保管箱の保管依頼を行われたのち、メールにてお知らせします。メールに記載されている管理Noを、箱の回収までに必ず保管箱にご記入をお願いします。
管理Noは保管箱の保管依頼を行われたのち、メールにてお知らせします。 メールに記載されている管理Noを、箱の回収までに必ず保管箱にご記入をお願いします。 - Q12：保管箱に印字されているシール貼り付け欄には何を張り付けるの？
- 弊社使用欄になりますので、お客様側では何も張り付けいただく必要はございません。
- Q13：土日祝日も対応可能なの？
- 「保管箱」のご注文、保管・出庫の受付ともに土日祝日はご対応できません。ご了承ください。
- Q14：「保管箱」購入後すぐに保管依頼しないといけないの？
- 「保管箱」ご購入後、一年以内に「保管」依頼をおこなってください。
- Q15：一時出庫依頼してから、手元に届くまでどれくらい時間が掛かるの？
- 原則として、15時までに一時出庫依頼をいただきましたら、最短で翌々営業日のお届けとなります。
地域により、お届けに時間が掛かる場合がございますので、お時間に余裕をもってご依頼いただけますようお願いいたします。 - Q16：「保管箱」を購入したけど使用しなかった。返品できるの？
- 大変申し訳ございませんが、開封の有無に関わらず「保管箱」の返品はできません。サービス内容を十分ご確認のうえ、ご購入くださいませ。
- Q17：そのほかの問い合わせ
- そのほかのご質問は､こちらからお問い合わせください。